Konsulentaftale – Samarbejdsaftale. Hvordan? Sådan.
Mange spørger ofte, hvordan man udformer en samarbejdsaftale eller en konsulentaftale, og hvad det koster. Jeg kan selvfølgelig sagtens give overslag, men oftest har spørgeren ikke altid gjort sig klart, hvad indholdet skal være. Og hvad aftalen egentlig skal omfattet. Her er så dispositionen til, hvordan man bygger aftalen. Det er ikke hensigten med det følgende, at du selv skal bygge aftalen. Det kan du måske gøre, men det er mere hensigten, at du skal gøre dig overvejelser ud for hvert enkelt punkt, hvorefter du så kan drøfte disse overvejelser med en rådgiver – for eksempel mig.
Der kan selvfølgelig være mange holdninger til dette spørgsmål, men jeg har den opfattelse, at du skal operere med den praktiske løsning, at du laver 2 aftaler: dels en ramme for samarbejdet, dels konkrete aftaler, der så udgør den konkrete bestilling af vedkommende du vil anvende som konsulent.
Rammeaftalen – disposition
Vores rammeaftale for samarbejdet eller for konsulentsamarbejdet bygges op ved at man først definere omfanget af selve samarbejdet. Herefter bør man tage stilling til, hvordan arbejdet organiseres. Detaljer om tids- og materialeforbrug bør reguleres; ligesom vilkår for økonomi og betalinger. Hvad med rettigheder til det, der er udkommet af samarbejdet. Og hvad med tredjemandsrettigheder? Skal vi fastlægge vilkår omkring erstatning. Må du som konsulent anvende underleverandører. Et generelt afsnit om fortrolighed bør indgå, ligesom spørgsmålet om overdragelse af aftalen bør behandles. Husk endelig forhold, der medfører force majeure, og endelig ikrafttrædelses- og ophørsbestemmelser. Afslutningen ud over underskrifter bør desværre være en stillingtagen til lovvalg & tvister.
Lad os behandle emnerne en af gangen:
1. Omfanget af samarbejdet
Når man opbygger aftalen som jeg foreslår, definerer man i rammeaftalen, at en aftale om opgaver indgås i en Opgaveaftale. (Det er den anden aftale jeg omtalte i indledningen.) Opgaveaftalen er altså en særskilt aftale, der indgås på de vilkår som vi fastlægger i rammeaftalen. Princippet er, at du og jeg opbygger en ramme for vort samarbejde som indeholde de generelle vilkår, der skal være gældende mellem os hele tiden. Denne ramme fastlægger ikke nogen konkrete arbejdsopgaver for dig som konsulent, men den fastlægger det juridiske fundament mellem os. Og det er dette fundament, der danner grundlag for overbygningen i form af, at jeg bestiller konkrete opgaver hos dig.
2. Organisering af samarbejdet
For det første definerer man ofte, at konsulenten ikke fungerer som medarbejder hos kunden, men at vedkommende er en såkaldt selvstændig virkende tredjemand. Det er temmelig afgørende i den forbindelse også at sikre sig, at vedkommende konsulent ikke er så “lille” at han slet ikke er konsulent, men for eksempel af SKAT regnes som ansat hos dig. Det kan få helt flippede konsekvenser for dig. (Nøgleordet er: han har flewre kunder end dig, men som altid – han behøver ikke nødvendigvis have flere kunder end dig – forvirret? Naturligvis. Sådan er jura. Læs mere her senere.)
Hvis konsulenten er leverandør af flere konsulenter, er det væsentligt – i hvert fald som kunde – at sikre sig, hvordan der skal forholdes med overførsel af viden, fra den konsulent, der tidligere blev leveret sammenholdt med den nye konsulent, der nu leveres. Pointen for kunden er jo ret enkel: hvem skal betale for, at der skal gennemføres overførsel af viden fra den ene konsulent til den anden, og kan man fastlægge en eller anden objektiv regel i konsulentaftalen, vil det jo være en fordel. Kunden synspunkt vil jo altid være, at det ikke er ham, der skal betale.
3. Tids- og materialeforbrug
Som generelt vilkår skal man få fastlagt, hvorvidt en leverance sker efter en på forhånd fast pris, eller hvorvidt udgangspunktet er “time and material” – dvs. efter medgået tid. I udgangspunktet vil det normalt altid være efter medgået tid. Kundens synspunkt vil ofte være, at materialer skal godkendes inden indkøb, således at Kunden sikrer, at han/hun ikke har udskrevet en blanco check. – i øvrigt hvad med rejseomkostninger, kilometerpenge etc. Hvad indregnes og hvad indregnes ikke.
4. Økonomi og betaling
Hvad er timeprisen. Hvornår afregnes timerne. Er der godkendelsesprocedurer som forudsætning for betaling af anvendte timer. Hvad er forfaldsdatoer, og hvad aftales om renter i tilfælde af forsinket betaling. Igen hvad har du af forventninger generelt her. Husk systematikken: Jeg arbejder på rammerne, senere kommer den konkrete opgavebestilling, og den kan sagtens fastlægge det helt konkrete timetal.
5. Rettigheder
Grundlæggende bør der tages stilling til, hvem der ejer de rettigheder, der måtte blive tilvejebragt i forbindelse med konsulentens arbejde. I dag er det vel nærmest kutyme, at de tilhører hvervgiveren, altså kunden. Væsentligt for konsulenten er dog at få fastlagt at han kan “medtage” det han får ud af samarbejdet. På den anden side må man jo overveje, hvilken aftale man arbejder på. Er der tale om en samarbejdsaftale, et joint venture af en art, så kan det sagtens være at rettigheder skal ejes af fællesskabet.
6. Tredjemandsrettigheder
Det ses at Kunder ønsker garantier for, at det konsulenten leverer ikke krænker andres rettigheder. Basalt set et absolut rimeligt synspunkt. Afhængig af konsulentforholdet skal man gøre sig store overvejelser her. Er konsulenten bidragyder til at forbedre et websites, for eksempel ved innovative ydelser omkring søgemaskineoptimering, skal man så overveje om det kan kommer med er originalt, og skal man overveje om det han frembringer siden kan genbruges af ham andetsteds? Efter min opfattelse ja. Bibringer en SEO konsulent noget lækkert til dig som aftager, kan vedkommendes senere genbrug af metoder m.v. påvirker effekten af leverancen til dig uanset aftaleforholdet for længst er afsluttet. Med andre ord skal det håndteres.
7. Erstatningspligter
For det første bør man så absolut overveje det erstatningsansvar konsulenten skal bære i tilfælde af ansvar, og konsulenten bør selvfølgelig overveje, hvorvidt erstatningsansvaret skal begrænses i et eller andet omfang.
Ansvarsbegrænsning: Man kan overveje enten en begrænsning svarende til det vederlag. man modtager på opgaven, eventuelt multipliceret med en give faktor, eventuelt begrænset til omfanget af den forsikring, man som konsulent selvfølgelig har tegnet.
8. Underleverandører
Konsulenten har en interesse i at bevare denne mulighed åben, så han kan lade opgaver udføre af andre. Kunden har formentlig den modsatte interesse henset til at Kunden som bekendt har indgået aftale med konsulenten af en årsag. Under alle omstændigheder bør det reguleres og overvejes.
9. Fortrolighed
Det er helt standard i en rammeaftale, en konsulentaftale, at man indlæser en fortrolighedsaftale (en Non Disclosure Agreement). I den aftale fastlægger man omfanget af fortrolighed og ikke mindst rækkevidden af fortroligheden. Konsekvenser af en tilsidesættelse bør selvfølgelig behandles, herunder spørgsmål omkring fogedforbud, bod m.v.
10. Overdragelse
Når man har indgået en aftale har man påtaget sig en række forpligtelser og man har opnået en række rettigheder. Efter almindelig dansk ret, kan man ikke uden videre overdrage sine forpligtelser, f.x. forpligtelsen til at levere, hvorimod man kan overdrage sine rettigheder, f.x. retten til at modtage betaling, uden videre.
Hvis man vil fravige dette udgangspunkt, skal det reguleres i aftale.
11. Force Majeure
Begrebet står for ansvarsfrihed. Begrebet omfatter for eksempel at man ikke kan levere på grund af krig, naturkatastrofer eller ligningen. Men også mere jordnære forhold kan indgå, som for eksempel strejke m.v.
Man bør med andre ord definere, hvornår ansvarsfriheden indtræffer, varigheden heraf, at man nok skal oplyse hinanden om tilstedeværelsen samt konsekvensen af, at ansvarsfriheden fortsætter ud over den bagkant man har fastlagt.
12. Ikrafttrædelse, ophør, lovvalg og tvister
Hvornår gælder aftalen fra. Kan den opsiges, og i givet fald hvordan? Hvilke begrundelser skal til for at ophæve aftalen.
Hvad angår tvister skal der tages stilling til, om tvisten skal løses ved voldgift eller ved de ordinære domstole.
Herefter er du klar til at underskrive rammeaftalen.