Konsulentaftale – Samarbejdsaftale. Hvordan? Sådan.
Mange spørger ofte, hvordan man udformer en samarbejdsaftale eller en konsulentaftale, og hvad det koster. Jeg kan selvfølgelig give overslag, men oftest har spørgeren ikke gjort sig klart, hvad indholdet skal være, og hvad konsulentaftalen egentlig skal omfatte. Her får du en disposition til, hvordan du kan opbygge en sådan konsulentaftale.
Det er ikke hensigten, at du nødvendigvis selv skal udarbejde konsulentaftalen fra bunden. Det kan du måske, men formålet er snarere at give dig de rette overvejelser for hvert punkt, så du kan drøfte dem med en rådgiver – for eksempel mig.
Opdeling i to aftaler: Rammeaftale og opgaveaftale
En praktisk tilgang til konsulentsamarbejder er at opdele samarbejdet i to aftaler:
- Rammeaftale, der sætter de overordnede juridiske og praktiske rammer.
- Opgaveaftaler, der specificerer de konkrete arbejdsopgaver og vilkår for hver opgave.
Denne opdeling sikrer fleksibilitet og klarhed. Rammeaftalen fungerer som fundament, mens opgaveaftalerne regulerer de specifikke leverancer.
Rammeaftalens centrale punkter
1. Omfanget af samarbejdet
Når man opbygger aftalen, definerer rammeaftalen, at specifikke opgaver aftales i særskilte opgaveaftaler. Princippet er, at vi sammen skaber en ramme, der indeholder de generelle vilkår, der gælder hele tiden, men ikke fastsætter konkrete arbejdsopgaver. Det giver en fleksibel, men solid juridisk struktur.
2. Organisering af samarbejdet
Det er afgørende at slå fast, at konsulenten er selvstændig og ikke ansat. Dette sikrer, at parterne ikke utilsigtet ender i en situation, hvor SKAT vurderer, at der reelt er tale om et ansættelsesforhold – med potentielt alvorlige skattemæssige konsekvenser. Konsulenten bør også kunne dokumentere, at han har flere kunder, da det er en af de faktorer, SKAT vurderer ved afgrænsningen mellem ansættelse og selvstændig virksomhed.
Hvis konsulenten anvender underleverandører eller skifter medarbejdere i sit team, bør aftalen adressere, hvordan viden overføres fra én konsulent til en anden, og hvem der bærer omkostningerne ved dette.
3. Tids- og materialeforbrug
Aftalen bør fastlægge, om opgaver afregnes til fast pris eller efter medgået tid og materialer.
- Hvis betaling sker efter medgået tid, bør man definere en timepris og eventuelle retningslinjer for godkendelse af arbejdstid.
- Det bør også specificeres, om materialer og eventuelle rejseomkostninger skal godkendes af kunden på forhånd.
4. Økonomi og betaling
Dette afsnit fastlægger betalingsbetingelserne:
- Hvad er timeprisen eller den faste pris?
- Hvornår og hvordan afregnes?
- Skal timer godkendes løbende?
- Hvad sker der ved forsinket betaling?
Det kan være en fordel at fastsætte et maksimum for forudsigeligheden i omkostningerne.
5. Rettigheder til arbejdsresultater
Hvem ejer de immaterielle rettigheder til det, konsulenten skaber?
- Kunden ønsker ofte fuld ejerskab.
- Konsulenten har måske behov for at kunne genbruge generiske metoder og processer i andre projekter.
- Hvis der er tale om et partnerskab eller joint venture, kan rettighederne være fælleseje.
En klar aftale om dette kan forhindre fremtidige konflikter.
6. Tredjemandsrettigheder
Kunden har typisk interesse i at sikre, at det arbejde, konsulenten leverer, ikke krænker tredjemands rettigheder. Konsulenten kan i nogle tilfælde garantere dette, men bør også sikre sig selv ved at afgrænse sit ansvar.
7. Erstatningspligt og ansvarsbegrænsning
Aftalen bør præcisere:
- Hvilket ansvar konsulenten bærer i tilfælde af fejl.
- Om erstatningsansvaret begrænses (fx til vederlagets størrelse eller en faktor heraf).
- Om konsulenten skal have en erhvervsansvarsforsikring, og hvem der dækker eventuelle skader.
8. Underleverandører
Konsulenten vil ofte ønske at kunne benytte underleverandører. Kunden kan dog have modsat interesse, fordi aftalen er indgået med en specifik person eller virksomhed. Hvis underleverandører tillades, bør ansvarsforholdene specificeres.
9. Fortrolighed og databeskyttelse
En standardklausul om fortrolighed (Non-Disclosure Agreement) bør inkluderes. Den skal adressere:
- Hvilke oplysninger der er fortrolige.
- Hvor længe fortroligheden gælder.
- Konsekvenser ved brud på fortroligheden.
- Overholdelse af GDPR, hvis der behandles persondata.
10. Overdragelse af aftalen
Efter dansk ret kan forpligtelser normalt ikke overdrages uden samtykke, mens rettigheder kan. Hvis dette ønskes ændret, skal det aftales eksplicit.
11. Force majeure
Aftalen bør definere force majeure-situationer, fx:
- Naturkatastrofer, strejker, pandemier.
- Hvilke forpligtelser suspenderes under force majeure.
- Hvor længe en force majeure-situation må vare, før aftalen kan ophæves.
12. Ikrafttrædelse, ophør, lovvalg og tvister
- Hvornår træder aftalen i kraft?
- Hvordan opsiges den, og med hvilket varsel?
- Skal tvister afgøres ved domstolene eller ved voldgift?
- Hvilken lovgivning gælder?
En klar regulering her sikrer, at eventuelle tvister kan håndteres effektivt.
Skattemæssige kriterier: Selvstændig eller lønmodtager?
For at afgøre, om en person skattemæssigt anses som selvstændig eller lønmodtager, vurderer SKAT følgende kriterier:
- Antal kunder: En selvstændig har ofte flere kunder og er ikke afhængig af én enkelt virksomhed.
- Instruktionsbeføjelser: En selvstændig bestemmer selv, hvordan arbejdet udføres, mens en lønmodtager får instruktioner.
- Økonomisk risiko: En selvstændig bærer selv risikoen for underskud og udgifter.
- Arbejdsredskaber: En selvstændig ejer typisk sine egne arbejdsredskaber, mens en lønmodtager bruger arbejdsgiverens udstyr.
- Aftalens varighed: En fast, løbende aftale kan indikere et ansættelsesforhold, mens projektbaserede aftaler peger på selvstændig virksomhed.
Ved tvivl anbefales det at søge rådgivning, da forkert klassificering kan få skattemæssige konsekvenser. Læs også her.
Læs om praksis for forskellige erhverv, her.